De complete gids
Jullie bruiloft plannen, zonder dat het werk wordt
Tien stappen in de volgorde die in de praktijk werkt, met per stap de pagina die het detail voor je uitzoekt. Van de datum en het budget tot het draaiboek en de cadeaulijst.
Waar je begint
Er is geen goede volgorde die voor iedereen klopt, maar er is wel een principe dat altijd opgaat: regel eerst wat van anderen afhangt, en daarna wat alleen van jullie afhangt. Een locatie kan volgeboekt zijn, een kleurenpalet niet.
Net verloofd? Dan hoeft er nog bijna niets. Wat er in de eerste weken wel toe doet, en wat allemaal kan wachten, staat in net verloofd, zo begin je.
Hieronder staan de tien stappen kort. Wil je ze afvinken in plaats van lezen, gebruik dan de interactieve checklist, die dezelfde volgorde aanhoudt.
In tien stappen
- 1
Bepaal waar de dag over gaat
Kies drie woorden die jullie dag moeten omschrijven, en schrijf er ook drie op die er juist niet bij horen. Dat laatste scheelt later de meeste discussie, want het maakt van elke keuze een simpele vraag.
25 ideeën om de dag van jullie te maken - 2
Prik een datum
Kies er twee of drie in plaats van één, zodat je bij de eerste rondleiding kunt doorpakken. Let op de feestdagen en op de lange weekenden, want die bepalen of gasten van ver een dag vrij moeten nemen.
Alle trouwdatums van 2027 - 3
Zet het budget op papier
Begin bij het totaal en verdeel dat over de posten, niet andersom. Houd vijf tot tien procent apart voor onvoorzien, en kijk wat een gast erbij kost: dat is vaak de knop waar je echt aan kunt draaien.
Budget berekenen - 4
Reserveer de locatie
Bezoek er twee of drie en vraag steeds hetzelfde uit: capaciteit overdag en 's avonds, eindtijd, geluidsnorm, en wat er gebeurt als het regent. Bezoek de plek op het tijdstip waarop jullie feest zou zijn.
Trouwlocaties bekijken - 5
Maak de gastenlijst en verstuur de kaarten
Werk met een zekere en een optionele lijst. Save the date zodra de datum staat, de uitnodiging drie tot vier maanden vooraf, met een duidelijke datum waarop je antwoord wilt.
Teksten voor op de trouwkaart - 6
Kies de leveranciers
Maak per categorie een korte lijst en let naast stijl vooral op de voorwaarden: reistijd, extra uren en wat er gebeurt bij annuleren. Plan de kennismakingsgesprekken op één dag, dan vergelijk je eerlijker.
- 7
Regel de outfits
Reken op acht tot zestien weken levertijd en twee pasmomenten. Denk aan de schoenen: die wil je ingelopen hebben voordat je er een hele dag op staat.
- 8
Schrijf het draaiboek
Leg de ankerpunten vast en zet er ruimte tussen, tien tot vijftien minuten per onderdeel. Zet bovenaan wie wat doet en welk telefoonnummer daarbij hoort.
Het volledige stappenplan - 9
Zet de cadeaulijst klaar
Dit is het enige onderdeel met een harde deadline: de lijst moet er zijn voordat de kaarten naar de drukker gaan, want de kaart is het enige kanaal dat al jullie gasten bereikt.
De complete gids voor de cadeaulijst - 10
Loop de laatste dingen na
Weer, vervoer, parkeren en een plan B. Print het draaiboek en de contactlijst drie keer, en geef iemand de rol van tijdbewaker die niet bang is om te sturen.
Hoe een cadeaulijst eruitziet
Stap negen is de enige met een deadline, en tegelijk de stap waar de meeste stellen het langst omheen draaien. Het helpt om er eerst een te zien. Op de voorbeeldlijst staat er een zoals jullie gasten hem zien, en in het voorbeeld voor een huwelijksreis staat erbij waarom de bedragen zo verdeeld zijn.
Voelt het ongemakkelijk om erover te beginnen, dan is dat normaal en tijdelijk. In geld vragen zonder dat het ongemakkelijk voelt staat waar dat gevoel vandaan komt en hoe je het oplost.
Vragen over het plannen
De vragen die stellen ons het vaakst stellen als ze net begonnen zijn
Twaalf tot achttien maanden is gebruikelijk, en dat komt vooral door de locatie: een populaire zaterdag in het hoogseizoen is ver van tevoren weg. Trouw je doordeweeks of buiten de zomer, dan is negen maanden meestal ruim genoeg. Het plannen zelf kost minder tijd dan mensen denken; het wachten op beschikbaarheid kost de meeste.
Eerst de dingen waar anderen over gaan, daarna de dingen waar jullie zelf over gaan. Dus: datum, locatie en de leveranciers die maar één bruiloft per dag doen. Styling, outfits en het draaiboek kunnen altijd nog, want die hangen alleen van jullie af.
Dat loopt enorm uiteen en hangt vooral aan twee dingen: het aantal gasten en de locatie. Reken daarom niet met een totaalbedrag dat je ergens leest, maar reken uit wat jullie eigen keuzes kosten. De budgetcalculator laat ook zien wat een gast erbij kost, en dat is meestal het getal dat het verschil maakt.
Een save the date zodra de datum vaststaat, en de echte uitnodiging drie tot vier maanden voor de bruiloft. Zorg dat alles wat op de kaart moet dan klaar is, inclusief de link naar de cadeaulijst, want achteraf iets nasturen bereikt lang niet iedereen.
Niet per se, maar wel iemand die op de dag zelf de knopen doorhakt. Dat hoeft geen professional te zijn. Wat telt is dat het niet een van jullie tweeën is, want dan ben je aan het regelen op de dag waarop je juist niets hoeft te regelen.
Drie dingen. Een plan B voor als het regent, buffers in het draaiboek, en de cadeaulijst op tijd klaar hebben. Dat laatste komt bij ons het vaakst voorbij: de kaarten zijn al verstuurd en dan moet de link alsnog via de groepsapp rond, waarmee je precies de gasten mist die geen groepsapp hebben.
Heb je nog andere vragen? Neem dan contact met ons op.